คู่ค้าส่งสินค้ามาเกินที่สั่ง ต้องรับและจ่ายไหม

สั่งวัตถุดิบตามจำนวนในใบสั่งซื้อ แต่รถส่งของนำมามากกว่าที่ตกลง พนักงานคลังเซ็นรับไว้ก่อน แล้วฝ่ายบัญชีได้รับบิลเรียกเก็บทั้งหมด
ของส่วนเกินยังวางอยู่ในโรงงาน จะส่งคืนได้หรือไม่ และถ้าเผลอใช้ไปแล้วต้องจ่ายเท่าไร

คำตอบสั้น

ในการซื้อขายสังหาริมทรัพย์ หากผู้ขายส่งมอบมากกว่าที่ตกลง ผู้ซื้อเลือกเก็บเฉพาะจำนวนตามสัญญาแล้วปฏิเสธส่วนเกิน หรือปฏิเสธทั้งหมดได้ตามมาตรา 465 (2) แต่หากรับไว้ทั้งหมดต้องใช้ราคาตามส่วน คำตอบจึงขึ้นกับจำนวนที่ตกลงจริง เงื่อนไขยอมให้คลาดเคลื่อน และพฤติการณ์รับหรือใช้สินค้า การมีของอยู่ในคลังเพียงอย่างเดียวยังต้องแยกว่าเป็นการรับซื้อหรือเก็บไว้ระหว่างรอผู้ขายรับคืน

กรณีใดใช้แนวทางนี้ได้

บทความนี้ใช้กับธุรกิจที่ซื้อสินค้า วัตถุดิบหรือเครื่องใช้ซึ่งนับจำนวน ชั่งน้ำหนัก หรือวัดปริมาณได้ แล้วได้รับมากกว่าที่ตกลง รวมถึงของชนิดอื่นที่ส่งปะปนมาโดยไม่ได้สั่ง ควรเริ่มตรวจตั้งแต่หน้ารับสินค้า ไม่รอให้ถึงรอบจ่ายเงิน

ถ้าเป็นงานจ้างผลิตเฉพาะ งานก่อสร้าง การขายเผื่อชอบ หรือของแถมตามโปรโมชั่น ต้องจำแนกข้อตกลงก่อนนำกติกาซื้อขายมาใช้ ส่วนพื้นที่ที่ดินเกินสัญญาใช้หลักอีกชุด ไม่ใช่เกณฑ์เดียวกับกล่องสินค้าที่เกินมา

สิ่งที่ควรทำทันทีเมื่อพบของเกิน

1. หยุดนำส่วนที่ยังมีข้อโต้แย้งไปใช้หรือขายต่อ แยกพื้นที่จัดเก็บ ติดป้ายภายในว่ารอตรวจจำนวนและรอคำสั่งคืน เพื่อไม่ให้ทีมอื่นเบิกไปโดยไม่รู้ปัญหา
2. นับหรือชั่งร่วมกับผู้ส่งของถ้ายังอยู่หน้างาน ถ่ายภาพจำนวนหีบห่อ หมายเลขล็อต ซีลและฉลาก บันทึกวันเวลา ผู้ตรวจ และเครื่องชั่งที่ใช้ เก็บภาพจากกล้องวงจรปิดก่อนระบบเขียนทับ
3. เทียบใบเสนอราคาที่ตอบรับ ใบสั่งซื้อฉบับล่าสุด และข้อความแก้จำนวน ตรวจว่าหน่วยเป็นชิ้น กล่อง หรือน้ำหนักสุทธิ หากมีเกณฑ์ยอมให้จำนวนเกินหรือต่ำได้ ให้ตรวจว่าเป็นส่วนหนึ่งของสัญญาจริงหรือเป็นข้อความที่เพิ่งเพิ่มในใบส่งของ
4. แจ้งผู้ขายเป็นหนังสือว่าตกลงซื้อเท่าใด ได้รับเท่าใด และเลือกจัดการส่วนเกินอย่างไร ระบุว่าส่วนใดเป็นเพียงการเก็บรักษารอรับคืน พร้อมเสนอวันตรวจนับหรือรับคืนที่ทำได้จริง
5. ประสานคลังและบัญชีให้ใช้ข้อมูลชุดเดียวกัน ขอให้ผู้ขายแก้เอกสารเรียกเก็บหรือออกเอกสารทางบัญชีตามข้อเท็จจริงกับผู้ทำบัญชี อย่าแก้จำนวนในเอกสารของผู้ขายเองโดยไม่มีร่องรอย
6. หากตกลงรับซื้อส่วนเกิน ให้ยืนยันจำนวน ราคา ภาษีและวันชำระเพิ่มก่อนเบิกใช้ หากตกลงคืน ให้ทำใบส่งคืน ระบุผู้รับคืนและจำนวนที่คืนจริง พร้อมเก็บหลักฐานขนส่ง

การรับไว้ทั้งหมดต่างจากการเก็บรอส่งคืนอย่างไร

มาตรา 465 (2) ผูกหน้าที่จ่ายราคาตามส่วนกับการรับเอาสินค้าที่ส่งเกินไว้ทั้งหมด จึงต้องดูทั้งข้อความในเอกสารและการกระทำหลังส่งของ เช่น นำเข้าสต็อกขาย นำไปผลิตต่อ หรือแจ้งยอมรับยอดบิล ไม่ควรคิดว่าลงลายมือชื่อในใบส่งของแล้วแพ้เสมอ หรือไม่เซ็นสัญญาใหม่จึงไม่ต้องจ่ายเสมอ

การแจ้งทันทีว่ายังไม่รับซื้อส่วนเกินและจัดเก็บแยกไว้ช่วยทำให้ข้อเท็จจริงชัดขึ้น แต่ไม่ได้ทำให้ข้อความทุกฉบับใช้แทนกันได้ ใบส่งของที่ระบุว่าได้รับครบและถูกต้องกับบันทึกของพนักงานที่ระบุว่ารอนับ ต้องนำมาตรวจประกอบกัน

ถ้าสินค้าเป็นถังบรรจุเดียวหรือของเทกองจนแยกส่วนเกินไม่ได้ง่าย ควรตกลงวิธีตรวจปริมาณและขนคืนก่อนใช้งาน ห้ามนำของไปทิ้งเพียงเพราะผู้ขายยังไม่มารับ โดยเฉพาะของมีวันหมดอายุหรือมีข้อกำหนดการเก็บรักษา

ตรวจให้แน่ว่าส่วนเกินมาจากข้อตกลงหรือการส่งผิด

ตัวอย่างสมมติ ผู้ซื้อสั่งสินค้าตามจำนวนหนึ่ง แต่ผู้ขายบรรจุมาเกินโดยไม่มีข้อตกลงรองรับ ผู้ซื้อที่รับไว้เฉพาะจำนวนสั่งและแจ้งคืนส่วนเกินอยู่คนละสถานะกับผู้ซื้อที่ใช้สินค้าทั้งหมดแล้วค่อยอ้างว่าไม่ได้สั่งเพิ่ม หากมีราคาต่อหน่วยที่ตกลงไว้ ก็ต้องนำมาตรวจประกอบกับจำนวนที่ยอมรับจริง

ของอีกชนิดที่ส่งปนมากับของตามสัญญาอยู่ในมาตรา 465 (3) ผู้ซื้อมีทางเลือกรับเฉพาะของที่ตกลงหรือปฏิเสธทั้งหมดตามเงื่อนไขของกฎหมาย ต้องบันทึกแยกชนิด ไม่ใช้คำว่าเกินจำนวนกลบปัญหาว่าสเปกผิดด้วย

เมื่อต้นเหตุเป็นจำนวนในเอกสารไม่ตรงกัน ให้ตรวจ ใบเสนอราคากับใบสั่งซื้อว่าข้อไหนเป็นข้อตกลง ก่อน ส่วนของครบจำนวนแต่คุณภาพไม่ผ่านควรใช้แนวทาง ตรวจรับสินค้าไม่ตรงสเปกและแจ้งข้อบกพร่อง

เอกสารที่ควรเตรียม

• เอกสารคู่สัญญาและผู้รับของ: ชื่อนิติบุคคล หนังสือรับรองที่เกี่ยวข้อง รายชื่อผู้มีอำนาจสั่งซื้อและหน้าที่ของพนักงานคลัง ใช้แยกว่าใครตกลงจำนวนและใครเพียงรับหีบห่อ
• เอกสารสินค้า: ใบเสนอราคา PO สเปก น้ำหนักต่อบรรจุภัณฑ์ ใบส่งของ ภาพล็อต และรายงานตรวจนับ ใช้ยืนยันชนิดและจำนวนที่ต่างกัน
• เอกสารหนี้และการจ่าย: ใบแจ้งหนี้ หลักฐานชำระ รายการคงเหลือและเอกสารปรับยอด ใช้แยกยอดตามสัญญาจากยอดที่ยังโต้แย้ง
• เอกสารข้อพิพาท: อีเมลแจ้งของเกิน คำตอบผู้ขาย บันทึกนัดรับคืนและหลักฐานว่าของยังอยู่ครบ ใช้ตรวจการปฏิเสธและความเสียหายที่เรียก
• เอกสารเจ้ามรดกหรือทายาท: ใช้เฉพาะเมื่อคู่สัญญาบุคคลธรรมดาเสียชีวิตและต้องตรวจผู้มีอำนาจจัดการสิทธิแทน ไม่ต้องขอเอกสารครอบครัวในธุรกรรมบริษัทที่ไม่เกี่ยวข้อง

ระยะเวลาและค่าใช้จ่าย

การตรวจนับทำได้เร็วขึ้นเมื่อมี PO ฉบับยืนยันและแยกสินค้าส่วนเกินไว้ ส่วนของเทกอง หลายล็อต หรือถูกใช้ไปแล้วต้องตรวจสต็อกและการผลิตเพิ่ม ระยะเจรจาขึ้นกับว่าตกลงจำนวนได้หรือยัง และใครเป็นผู้รับผิดชอบขนคืน

มาตรา 467 กำหนดเวลาฟ้องเรื่องความรับผิดที่ทรัพย์ขาดตกบกพร่องหรือล้ำจำนวนไว้หนึ่งปีนับแต่ส่งมอบ แต่ข้อเรียกร้องราคาสินค้าหรือค่าเสียหายฐานอื่นอาจต้องใช้กำหนดต่างกัน จึงต้องให้ทนายแยกฐานสิทธิก่อนนับวัน อย่าเข้าใจว่าการส่งอีเมลทวงถามทำให้กำหนดทุกประเภทเริ่มใหม่

ค่าใช้จ่ายบุคคลภายนอกอาจมีค่าชั่งตรวจ ค่าขนส่งและค่าจัดเก็บ ค่าทนายขึ้นกับจำนวนล็อต เอกสารและการต้องเจรจาหรือดำเนินคดี ค่าธรรมเนียมศาลประเมินเมื่อทราบคำขอและทุนทรัพย์ ไม่ควรตั้งราคาหรือกำหนดเสร็จตายตัวก่อนตรวจข้อมูล

ข้อผิดพลาดที่ทำให้โต้แย้งยาก

• ใช้ส่วนเกินแล้วแจ้งภายหลังว่าไม่รับซื้อ ทำให้พฤติการณ์ขัดกับข้ออ้างของตน
• ให้ฝ่ายบัญชียืนยันยอดหนี้ทั้งหมดทั้งที่คลังยังโต้แย้งจำนวน อาจเกิดเอกสารคนละชุดกับข้อเท็จจริงที่ต้องพิสูจน์
• ส่งของคืนโดยไม่มีใบรับคืนหรือยืนยันปลายทาง เมื่อของสูญหายจะพิสูจน์ได้ยากว่าใครรับช่วงดูแล
• ปฏิเสธจ่ายทุกบิลของผู้ขายโดยไม่แยกยอดที่ถึงกำหนดและไม่โต้แย้ง เสี่ยงสร้างข้อผิดนัดอีกเรื่องหนึ่ง

เมื่อใดควรให้ทนายตรวจ

ควรให้ทนายตรวจเมื่อผู้ขายเรียกเก็บทั้งล็อต พนักงานลงนามในเอกสารรับสภาพหนี้ สินค้าเกินถูกใช้หรือจำหน่ายไปแล้ว หรือมีการหักเงินจากดีลอื่นเพื่อชดเชย อีกสัญญาณคือฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งเตรียมฟ้องหรือวันส่งมอบผ่านมานานจนใกล้กำหนดที่ต้องใช้สิทธิ

ทนายช่วยอะไรได้บ้าง

ทนายตรวจลำดับเอกสารเพื่อหาจำนวนที่ตกลง แยกการรับของกับการยอมซื้อ ประเมินสิทธิรับหรือปฏิเสธ และจัดหนังสือแจ้งที่ระบุสินค้าได้ตรงล็อต สามารถช่วยเจรจารับคืน ปรับยอด หรือจัดเงื่อนไขซื้อส่วนเกิน ก่อนประเมินคดีตามหลักฐานจริง

สำหรับออเดอร์ครั้งต่อไป ควรกำหนดหน่วยนับ ความคลาดเคลื่อนที่ยอมรับ ผู้อนุมัติยอดเกิน และกระบวนการส่งคืนใน สัญญาซื้อขายสินค้า สามารถดูขอบเขต บริการร่างและทบทวนสัญญา และภาพรวม คู่มือร่างและตรวจสัญญาธุรกิจ

คำถามที่พบบ่อย

พนักงานคลังเซ็นรับแล้วต้องจ่ายส่วนเกินเสมอหรือไม่

ไม่เสมอ ต้องตรวจข้อความที่เซ็น อำนาจหน้าที่ และการดำเนินการหลังพบส่วนเกิน แต่ลายมือชื่อเป็นหลักฐานที่ต้องอธิบาย จึงควรบันทึกข้อโต้แย้งให้เร็วและตรงจำนวนจริง

ผู้ขายไม่มารับคืน เอาไปใช้ก่อนได้ไหม

ไม่ควรใช้โดยคิดว่าไม่ต้องจ่าย ควรแจ้งกำหนดนัดรับคืนและตกลงเรื่องการเก็บรักษา หากของกำลังเสื่อมสภาพให้ทนายตรวจวิธีจัดการที่เหมาะกับชนิดของสินค้า

ผู้ขายเพิ่มจำนวนในใบแจ้งหนี้ฝ่ายเดียว ถือว่าสั่งซื้อเพิ่มไหม

ใบแจ้งหนี้เพียงฉบับเดียวไม่ได้ตอบทุกกรณี ต้องตรวจการตกลงก่อนหน้าและการยอมรับภายหลัง รวมถึงว่าผู้ซื้อใช้หรือรับสินค้าส่วนเกินทั้งหมดไว้หรือไม่

ติดต่อเพื่อตรวจเอกสาร

คำเตือน

เนื้อหานี้เป็นข้อมูลกฎหมายทั่วไป คำตอบของแต่ละกรณีอาจเปลี่ยนตามข้อเท็จจริง เอกสาร และกำหนดเวลา ควรให้ทนายตรวจข้อมูลก่อนลงนามหรือดำเนินการที่กระทบสิทธิ

แหล่งกฎหมาย

ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 461–465 เรื่องส่งมอบสังหาริมทรัพย์และสิทธิเมื่อจำนวนไม่ตรง มาตรา 467 เรื่องกำหนดฟ้องเกี่ยวกับขาดหรือล้ำจำนวน และมาตรา 486 เรื่องหน้าที่รับมอบและใช้ราคา

ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ ฉบับสำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา เผยแพร่โดย ศอ.บต.