ตัวแทนรับเงินลูกค้าแล้วไม่ส่งบริษัท ต้องทำอย่างไร
เขียนโดย นายศรศักดา จิราพงษ์ · ต้นฉบับตรวจข้อมูล 21 ตุลาคม 2569
ลูกค้าส่งหลักฐานว่าจ่ายเงินให้คนที่บริษัทมอบหมายแล้ว แต่เงินยังไม่เข้าบัญชีบริษัท ตัวแทนบอกว่าจะหักค่านายหน้าและค่าเดินทางก่อน บริษัทควรเริ่มจากทวงใคร และตรวจยอดอย่างไรให้ไม่เรียกเงินซ้ำ
หากเป็นการรับเงินในฐานะตัวแทน มาตรา 810 วางหน้าที่ให้ส่งเงินและทรัพย์ที่รับไว้เกี่ยวกับการเป็นตัวแทนแก่ตัวการ และมาตรา 809 กำหนดหน้าที่รายงานกับแถลงบัญชีเมื่อสิ้นสุดการเป็นตัวแทน แต่ต้องตรวจขอบเขตอำนาจ ข้อตกลงส่งเงิน และสิทธิค่าตอบแทนหรือยึดหน่วงที่อ้างด้วย ส่วนลูกค้าที่ชำระแก่ผู้มีอำนาจแล้วไม่ควรถูกทวงซ้ำโดยยังไม่ตรวจผลของการชำระ
กรณีของใครบ้างที่เข้าข่าย
- บริษัทมอบหมายผู้แทนรับชำระเงินหรือเก็บเงินจากลูกค้า แล้วขาดยอดนำส่ง
- ตัวแทนรับเงินไว้แต่ไม่ส่งบัญชีหรืออ้างค่าใช้จ่ายซึ่งบริษัทไม่เคยอนุมัติ
- ฝ่ายบัญชีต้องแยกยอดลูกค้าชำระแล้วออกจากยอดที่ยังเป็นหนี้จริง
ต้องแยกตัวแทนจากผู้จำหน่ายที่ซื้อสินค้าไปขายเอง เพราะหนี้ที่เกิดและการรับความเสี่ยงอาจต่างกัน บทความนี้ตรวจสิทธิทางแพ่ง ไม่ตัดสินว่าบุคคลใดทำผิดอาญาจากการไม่ส่งเงินเพียงอย่างเดียว
สิ่งที่ควรทำตอนนี้
- ขอหลักฐานการชำระจากลูกค้าผ่านช่องทางส่วนตัว ระบุใบแจ้งหนี้ จำนวนเงิน วันจ่าย และผู้รับ เก็บข้อมูลเท่าที่จำเป็นต่อการตรวจยอด
- เปิดสัญญาตัวแทน หนังสือมอบอำนาจ และคำสั่งรับเงิน ตรวจว่าใครรับได้ รับด้วยวิธีใด ต้องส่งเมื่อใด และหักค่าใช้จ่ายได้หรือไม่
- ทำตารางเทียบทีละใบแจ้งหนี้ ได้แก่ ยอดเรียกเก็บ ยอดรับจริง เงินคืนลูกค้า ยอดนำส่ง และรายการหักที่มีหลักฐาน อย่ารวมยอดโดยไม่แยกที่มา
- ส่งคำขอให้ตัวแทนชี้แจงรายการที่ไม่ตรงและส่งเอกสารประกอบ ระบุเวลาตอบที่เหมาะสมกับจำนวนรายการ เก็บหลักฐานว่าหนังสือถึงแล้ว
- หากจะเปลี่ยนผู้รับเงิน ให้ตรวจการถอนหรือเปลี่ยนอำนาจและแจ้งลูกค้าผ่านช่องทางบริษัทที่ยืนยันได้ ไม่เพียงลบชื่อออกจากกลุ่มแชต
- ให้ทนายตรวจบัญชีข้อพิพาทก่อนลงนามรับรองยอดหรือยอมปลดหนี้ แยกการคืนเงินออกจากข้อเรียกร้องค่าเสียหายและค่าตอบแทน
ตรวจว่าเงินนั้นเป็นของใครตั้งแต่ต้น
ชื่อเรียกว่าตัวแทนขายอาจครอบคลุมหลายความสัมพันธ์ ถ้าบุคคลซื้อสินค้าไปขายต่อในนามตนเอง เงินจากลูกค้าปลายทางอาจไม่ใช่เงินที่รับแทนบริษัทโดยตรง ต้องอ่านเงื่อนไขกรรมสิทธิ์สินค้าและการออกใบแจ้งหนี้ ไม่ใช้ชื่อในนามบัตรแทนเนื้อหาสัญญา
ในกรณีเป็นตัวแทนจริง หน้าที่ตามมาตรา 807–810 ต้องอ่านร่วมกับคำสั่งและทางปฏิบัติที่เคยยอมรับ เพื่อกำหนดว่าส่งเงินผิดเวลา ขาดเอกสาร หรือขาดยอดส่วนใด
อ้างค่านายหน้า ไม่ทำให้หักยอดใดก็ได้
ขอหลักฐานอัตราค่าตอบแทน เหตุที่เกิดสิทธิและค่าใช้จ่ายที่สำรองจริง หากยังไม่ตกลงยอด ควรแยกยอดที่ยอมรับออกจากรายการโต้แย้ง ไม่ลงบัญชีว่าขาดทั้งหมดโดยไม่ตรวจคำชี้แจง
มาตรา 819 มีหลักยึดหน่วงทรัพย์ของตัวการที่ตัวแทนครอบครองเพราะเป็นตัวแทนจนได้รับเงินค้างชำระ จึงต้องตรวจเงื่อนไขของสิทธิที่อ้าง ไม่สรุปว่าการเก็บเงินไว้ผิดทุกกรณี และไม่ถือว่าการอ้างค่านายหน้าเป็นสิทธิใช้เงินเพื่อตนโดยอัตโนมัติ
ถ้านำเงินไปใช้เอง ต้องตรวจหลักฐานเพิ่ม
มาตรา 811 กล่าวถึงเงินที่ควรส่งแก่ตัวการหรือใช้ในกิจการของตัวการ แต่นำไปใช้ประโยชน์ตน และกำหนดเรื่องดอกเบี้ยนับแต่วันที่นำไปใช้ การประเมินต้องมีหลักฐานการใช้และวันเกิดเหตุ ไม่ตั้งอัตราหรือยอดขึ้นเอง
การเรียกค่าเสียหายจากความประมาท การไม่ทำหน้าที่หรือเกินอำนาจตามมาตรา 812 ต้องเชื่อมการกระทำกับความเสียหาย หากสงสัยความผิดอาญา ให้ทนายตรวจองค์ประกอบและกำหนดเวลาก่อนเลือกช่องทาง ไม่โพสต์กล่าวหาว่ายักยอกเป็นข้อยุติ
ลูกค้าจ่ายแล้ว บริษัทต้องตรวจอำนาจก่อนทวงใหม่
หลักมาตรา 820 ทำให้ตัวการผูกพันต่อบุคคลภายนอกในกิจการที่ตัวแทนทำภายในอำนาจ หากการรับเงินอยู่ในอำนาจ ต้องตรวจผลการชำระโดยไม่ผลักปัญหาภายในให้ลูกค้าจ่ายซ้ำ
หากรับเงินหลังอำนาจเปลี่ยนหรือมีข้อโต้แย้งว่าไม่เคยมอบอำนาจ ต้องตรวจหลักฐานที่ลูกค้าได้รับและพฤติการณ์เพิ่มเติม อย่ารับรองผลจากเอกสารภายในบริษัทฉบับเดียว
เอกสารที่ควรเตรียม
- ตัวการและตัวแทน: สัญญา หนังสือมอบอำนาจ คำสั่งและเอกสารเปลี่ยนอำนาจ ใช้ตรวจฐานการรับเงิน
- รายการขาย: ใบสั่งซื้อ ใบส่งสินค้าและใบแจ้งหนี้ ใช้จับคู่เงินกับธุรกรรม
- หนี้และเงิน: หลักฐานรับชำระ บัญชีนำส่ง ใบคำนวณค่านายหน้าและใบเสร็จค่าใช้จ่าย ใช้หายอดที่ยังพิพาท
- ข้อพิพาท: คำขอรายงาน คำชี้แจงและหลักฐานถึงผู้รับ ใช้ตรวจหน้าที่กับการโต้แย้ง
เอกสารเจ้ามรดกและทายาทใช้เฉพาะเมื่อคู่สัญญาหรือเจ้าของทรัพย์เสียชีวิตและต้องตรวจผู้มีสิทธิรับช่วง เช่น ใบมรณบัตรและคำสั่งตั้งผู้จัดการมรดก ไม่ต้องส่งเอกสารส่วนบุคคลที่ไม่เกี่ยวกับเรื่อง
ระยะเวลาและค่าใช้จ่าย
รีบขอเอกสารก่อนข้อมูลบัญชีหรือข้อความสูญหาย ระยะตรวจขึ้นกับจำนวนลูกค้าและความครบของรายการรับเงิน อายุความต้องจำแนกสิทธิในแต่ละยอดและฐานที่เรียก ไม่ถือว่าการส่งข้อความทวงครั้งใหม่เริ่มนับอายุความใหม่เสมอ
ค่าทนายตรวจอำนาจและเจรจาบัญชีแยกจากค่าผู้ทำบัญชีหรือผู้ตรวจรายการเงิน ค่าธรรมเนียมศาลมีเมื่อเลือกฟ้องและต้องประเมินตามคำขอ ยังตั้งราคาเดียวไม่ได้ก่อนเห็นจำนวนรายการกับหลักฐาน
ข้อผิดพลาดที่พบ
- เรียกให้ลูกค้าจ่ายซ้ำทั้งที่ยังไม่ตรวจอำนาจผู้รับเงิน
- นำค่าใช้จ่ายที่ไม่มีหลักฐานมาหักรวมโดยไม่มีคำอธิบาย
- ใช้ยอดเงินขาดเป็นข้อยุติว่าทำผิดอาญาแล้วเผยแพร่ต่อสาธารณะ
- เซ็นยอมรับยอดสุทธิพร้อมยกเลิกสิทธิอื่นโดยไม่ได้ตรวจบัญชีครบ
จุดที่ควรให้ทนายเข้าดูแล และงานที่ทนายช่วยได้
ควรให้ทนายตรวจเมื่อยอดสูง มีหลายบริษัทเกี่ยวข้อง ตัวแทนไม่ส่งบัญชี หรืออ้างสิทธิยึดหน่วง ทนายช่วยตรวจประเภทสัญญาและอำนาจรับเงิน จัดคำขอบัญชี แยกข้อเรียกร้องจากข้อหัก และร่างข้อตกลงนำส่งพร้อมหลักฐาน หากไม่ตกลงจึงประเมินคู่ความและวิธีดำเนินคดี
ดูขอบเขตงานใน บริการร่างและทบทวนสัญญาทางกฎหมาย และภาพรวม คู่มือร่างและตรวจสัญญาธุรกิจ
คำถามที่พบบ่อย
เปลี่ยนตัวแทนแล้ว เงินเก่าหายไปจากบัญชีได้ไหม
การเปลี่ยนผู้รับงานไม่ใช่เหตุให้ละทิ้งบัญชีเก่า ต้องทำรายการค้างและส่งมอบเอกสารที่ตรวจสอบได้ โดยไม่รับรองยอดที่ยังตรวจไม่เสร็จ
ตัวแทนขอผ่อนคืน ควรให้เซ็นอะไร
ต้องตรวจยอดที่ยอมรับ กำหนดนำส่งและผลเมื่อผิดข้อตกลง แยกยอดค่านายหน้าที่ยังพิพาท ไม่ใช้แบบรับสภาพหนี้โดยไม่ตรวจว่ากระทบสิทธิเดิมอย่างไร
ลูกค้าไม่อยากส่งรายการบัญชีทั้งเล่ม ทำอย่างไร
ขอเฉพาะหลักฐานรายการที่เกี่ยวข้อง ปิดข้อมูลธุรกรรมอื่นที่ไม่จำเป็น และส่งผ่านช่องทางส่วนตัว ไม่ขอข้อมูลเกินกว่าที่ต้องใช้พิสูจน์การชำระ
ประเด็นที่ควรตรวจต่อ
- สัญญาตัวแทนจำหน่าย ต้องมีอะไร ป้องกันแย่งลูกค้า
- หนังสือมอบอำนาจ เขียนอย่างไรให้รัดกุม ปลอดภัย
- คู่ค้าให้โอนเงินเข้าบัญชีคนอื่น จ่ายแล้วหนี้จบไหม
เตรียมข้อมูลก่อนติดต่อ
ส่งข้อมูลเบื้องต้นผ่านช่องทางส่วนตัว ไม่โพสต์เลขบัตรประชาชน เลขบัญชี ลายเซ็น หรือเอกสารของคู่กรณีในพื้นที่สาธารณะ
คำเตือน
เนื้อหานี้เป็นข้อมูลกฎหมายทั่วไป คำตอบของแต่ละกรณีอาจเปลี่ยนตามข้อเท็จจริง เอกสาร และกำหนดเวลา ควรให้ทนายตรวจข้อมูลก่อนลงนามหรือดำเนินการที่กระทบสิทธิ
